Grundsatz
Nach § 7 Abs. 3 BUrlG muss der Jahresurlaub grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Demnach ist eine Übertragung des Urlaubs auf das nächste Kalenderjahr nur statthaft, wenn „dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe“ dies rechtfertigen. Im Fall der Übertragung muss der Urlaub in den ersten drei Monaten des folgenden Kalenderjahrs gewährt und genommen werden, also bis spätestens zum 31.03. des Folgejahres.
Wird der (Mindest-)Urlaub bis dahin nicht genommen, verfällt dieser nach dem BUrlG grundsätzlich ersatzlos. Dies gilt jedoch nur noch bedingt. In unionskonformer Auslegung verfällt der Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers nur noch unter engen Voraussetzungen. Der Urlaubsanspruch verfällt nun nicht mehr automatisch.
Voraussetzungen des Urlaubsverfalls
Der Verfall von Urlaub kann laut BAG bei einer richtlinienkonformen Auslegung der deutschen Urlaubsvorschriften in der Regel nur noch eintreten, wenn der Arbeitgeber seiner Pflicht, initiativ zu werden, damit der Arbeitnehmer den ihm zustehenden Jahresurlaub – möglichst noch im Urlaubsjahr – auch verwirklicht, nachgekommen ist und
1. den Arbeitnehmer zuvor konkret aufgefordert hat, den Urlaub zu nehmen,
2. den Arbeitnehmer klar und rechtzeitig darauf hingewiesen hat, dass der Urlaub anderenfalls mit Ablauf des Urlaubsjahres oder Übertragungszeitraums erlischt.
Beachte: Da der Arbeitgeber für die genannten Voraussetzungen die Beweislast trägt, ist ihm anzuraten, diesen Anforderungen beweissicher nachzukommen.
Verjährung
Dabei umfasst die Hinweispflicht des Arbeitgebers auch Urlaub aus vergangenen Jahren. Insofern hat das BAG entschieden, dass die Verjährungsfrist für Urlaubsansprüche erst nach Erfüllung der Hinweispflicht beginnt. Urlaubsansprüche können also nicht einfach so verjähren, wenn der Arbeitgeber zuvor nicht auf den Resturlaub und den möglichen Verfall der Urlaubstage hingewiesen hat.